Em meio à pandemia causada pelo novo coronavírus e a rotina agitada dos negócios, a emissão do certificado digital por videoconferência tem se mostrado um grande aliado, para manter o funcionamento de empresas e também para facilitar a vida de pessoas físicas e jurídicas.
O certificado digital é uma assinatura eletrônica que confere autenticidade a documentos, como notas fiscais eletrônicas, contratos, termos e processos jurídicos. A assinatura tem validade perante a lei e não pode ser contestada, porque a sua emissão é feita por chaves de criptografia.
No entanto, apesar de ser um importante documento, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como emiti-lo. Pensando nisso, ao longo deste artigo, você vai acompanhar os motivos para renovar o certificado digital por videoconferência. Ficou curioso e quer saber como obtê-lo? Então, continue a leitura!
O que é a renovação do certificado digital por videoconferência?
A renovação do certificado digital por videoconferência segue os mesmos preceitos da renovação da certificação presencial, mas é realizado online e, para isso, conta com a ajuda da tecnologia. A certificação digital é uma assinatura eletrônica em que constam as informações de seu titular, podendo esse ser uma empresa ou uma pessoa física.
A tecnologia da certificação digital faz uso de chaves criptográficas, que são disponibilizadas em token ou smartcard, ou em arquivo digital, para gerar uma identidade segura e exclusiva ao usuário. Logo, na prática, o certificado digital tem a função de identificar de forma virtual uma pessoa ou empresa, permitindo um processo seguro do autor de uma transação ou mensagem quando ele utiliza meios eletrônicos.
De modo geral, o documento é usado para que possam ser comprovadas as informações de transações tributárias, como emissão de contratos e também de notas fiscais eletrônicas.
Diante desse cenário, é possível afirmar que o certificado digital é uma das formas de as organizações estarem em dia com o governo. Isso porque é por meio desse instrumento que é possível realizar uma série de declarações, comprovações e missões fiscais, que necessitam ser feitas à Receita Federal e a outros órgãos públicos.
Como funciona o atendimento online para a renovação do certificado digital?
A renovação do certificado digital online tem como intermediário, do outro lado do vídeo, um profissional, designado como Agente de Registro, que é o responsável pelo atendimento e pela validação dos dados apresentados.
O Agente de Registro fará a confirmação da identidade do titular. Esse é um dos pontos cruciais da etapa de validação, visto que o certificado digital é a única tecnologia que existe, até o momento, capaz de validar com segurança a autenticidade dos processos realizados no meio eletrônico.
Na renovação por videoconferência, o Agente de Registro, então, realiza a checagem da documentação apresentada e da identidade do titular via plataforma de conversa por vídeo. Também é verificado se o responsável que solicitou o certificado é mesmo o titular do CPF (no caso de emissão de e-CPF) ou do CNPJ (no caso de e-CNPJ). Isso é feito por meio de confirmação visual, após o envio da documentação necessária por e-mail.
Por que renovar o certificado digital por videoconferência?
Ao adquirir o certificado digital por videoconferência, você não precisa sair de casa ou do seu escritório, o que, em um momento de pandemia, é uma comodidade e também uma garantia de segurança.
Com essa identidade virtual emitida por essa modalidade, você está autorizado perante a legislação vigente no Brasil a substituir documentos pessoais, a assinar termos e contratos digitalmente, além de outras facilidades. Para o agendamento da videoconferência, você deve separar os seguintes documentos:
- CPF ou CNPJ do titular;
- Número da solicitação enviado para o seu e-mail.
Veja, a seguir, quais documentos são necessários para a emissão do certificado.
Documentação para Pessoa Física
São necessários um documento de identificação individual, como carteira de órgão de classe (ex.: CREA, OAB, CRM), CPF, RG ou CNH ou passaporte ou o número do PIS/Nit/Nis/Pasep e CEI (opcional para empregador).
Obs.: os documentos com validade devem estar dentro do prazo vigente.
Documentação para empresas Eireli e LTDA
A seguir, veja quais documentos são necessários:
- última alteração consolidada ou contrato social;
- cartão CNPJ;
- CNH ou CPF e RG ou passaporte ou carteira de órgão de classe do responsável perante a Receita Federal;
- número do PIS/Nit/Nis/Pasep e CEI (opcional).
Documentação para Associação, S/A, Fundação e Igreja
Abaixo, confira a documentação exigida:
- estatuto e ata de eleição do responsável com mandato vigente;
- cartão CNPJ;
- RG e CPF ou CNH ou passaporte ou carteira de órgão de classe do responsável perante a Receita Federal;
- número do PIS/Nit/Nis/Pasep e CEI (opcional).
Documentação para condomínios
A seguir, veja a documentação necessária:
- certidão de individualização e ata de eleição do síndico com mandato vigente ou Convenção de Condomínio registrada em cartório de imóveis ou matrícula mãe;
- documento do síndico (RG e CPF ou CNH ou passaporte ou carteira de órgão de classe do responsável perante a Receita Federal);
- cartão CNPJ.
Documentação correta para Empresário Individual
Veja, a seguir, a documentação exigida:
- Remp Consolidado;
- CNH, RG e CPF ou passaporte ou carteira de órgão de classe do responsável perante a Receita Federal;
- cartão CNPJ;
- número do PIS/Nit/Nis/Pasep e CEI (opcional).
Quais as vantagens do certificado digital?
Além de ser um documento obrigatório para realizar transações, como a emissão de notas fiscais e assinaturas de termos e contratos, o certificado digital entrega outras vantagens! Separamos algumas para você a seguir. Confira!
Segurança
O documento confere à assinatura o mesmo valor jurídico daquela manuscrita, ou seja, garante a integridade e a autenticidade do documento assinado eletronicamente. Isso se deve ao que a constitui: uma chave pública, associada unicamente à respectiva chave privada da pessoa ou da empresa.
Assim, a assinatura digital representa uma sequência de operações de chaves criptografadas e aplicadas a um determinado documento, hospedado em uma plataforma online. Com isso, atesta que o processo envolvendo a assinatura online da documentação não sofreu alteração e que um determinado documento foi assinado pela empresa ou pela pessoa física portadora do certificado digital.
Sustentabilidade
Como os processos são realizados de forma online, não é necessário o uso de papéis, tinta de impressora e outros equipamentos que consomem recursos naturais, o que contribui para a responsabilidade social com o meio ambiente. Para você ter uma ideia, o uso da nota fiscal eletrônica, até o ano de 2018, economizou 76 bilhões de folhas de papel, gerando uma economia de quase 165 bilhões de litros de água.
Redução de custos
Como o certificado digital tem a sua operação no meio online, algumas etapas do processo de negócios são eliminadas, a exemplo da compra, da impressão e do manuseio de papel, da autenticação, do manuseio de arquivo, da locação de espaço para guardar a papelada e de deslocamentos para o envio de documentos, conferindo uma importante economia para as empresas.
Comodidade e mobilidade
Como as assinaturas se dão no ambiente online, você não precisa se deslocar até outros locais para fazê-las. Isso otimiza o seu tempo e ainda elimina horas de estresse no trânsito e custos com transporte e estacionamento, por exemplo.
Assim, em poucos minutos, utilizando a internet, você realiza as suas transações aprovando termos e outros documentos.
Como verificar a autenticidade de uma assinatura digital?
O certificado digital é totalmente seguro. Isso porque qualquer modificação realizada no documento eletrônico assinado de forma digital é passível de ser verificada.
Como já adiantamos, a assinatura digital é composta por um par de chaves criptografadas, sendo uma delas a HASH, que assegura a integridade do documento. Assim, caso haja qualquer modificação no conteúdo, a da função HASH é alterada, e o valor legal da assinatura digital é perdido.
No entanto, não é necessário que você se preocupe com essa questão, pois ela faz parte do processo operacional do certificado digital. As plataformas online que recebem a assinatura digital têm a funcionalidade de verificação e emitem o alerta em caso de alteração no documento.
Qual é o passo a passo para a compra do certificado digital?
Agora que você já sabe o que é e quais as funções do certificado digital, veja, a seguir, como proceder com a compra.
Compre o certificado digital
Escolhida o certificado digital que melhor atenda às suas necessidades. Você pode escolher entre:
- pessoa física A1;
- pessoa física A3 (somente certificado);
- OAB/CRM/CRC (somente certificado);
- pessoa jurídica PJA1;
- pessoa jurídica PJA3 (somente certificado).
O pagamento pode ser feito no boleto, no débito ou no cartão de crédito.
Agende a videoconferência
Ao acusar o pagamento, será enviado para o seu e-mail um informativo com todos os dados de agendamento. Nele, também constará um link para a videoconferência.
Acesse a videoconferência
Você receberá o link da videoconferência no seu e-mail, próximo ao dia e ao horário agendado (horário de Brasília). É importante que você se conecte à internet com antecedência para verificar a sua conexão e validar o funcionamento da câmera e do microfone.
Atente à duração da videoconferência
O processo de emissão da certificação digital tem duração média de 15 a 30 minutos. Toda a validação e o atendimento serão conduzidos pelo Agente de Registro. No momento do atendimento, ele confirmará a identidade do titular do certificado digital, seja esse pessoa física, seja esse pessoa jurídica.
Emita o seu certificado digital
Após a validação, você receberá um link para baixar o seu certificado digital. A emissão, vale reforçar, confere à tecnologia da certificação digital total autenticidade aos processos realizados de forma online.
É possível fazer a videoconferência em qualquer lugar?
Com a ajuda da tecnologia de vídeo e da conexão com a internet, você pode, sim, fazer a videoconferência de qualquer local, mas é necessário que o Agente de Registro identifique que você é o portador da documentação apresentada, e, para isso, ele terá de fazer uma validação visual.
Portanto, é indicado que você esteja vestido de maneira formal, evitando alguns ambientes, como praias, clubes e piscinas. Também é fundamental que o lugar onde você vai fazer a videoconferência, seja iluminado e silencioso. Assim, durante o atendimento, o Agente de Registro também procederá com a verificação de toda a documentação apresentada.
Logo contar com o serviço de emissão de certificado digital na comodidade do escritório ou no conforto do lar traz diversas vantagens, como economia de tempo, comodidade e também segurança.
Diante disso, fica evidente que emitir o certificado digital por videoconferência é uma maneira segura, prática e relativamente rápida para se obter esse importante documento, usado para a assinatura eletrônica em documentos online. Para que a transação seja segura, é fundamental contar com uma certificadora de credibilidade, como a Certvideo, que possui uma excelente infraestrutura e oferece todo o suporte necessário para a renovação do seu certificado digital, por meio de videoconferência, com conforto e credibilidade.
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